Toimitilan rakentaminen etenee vaiheittain tarveselvityksestä käyttöönottoon. Tämä opas kuvaa prosessin tilaajan näkökulmasta: mitä päätöksiä kussakin vaiheessa tehdään, mitä asiakirjoja tarvitaan, kuka vastaa mistäkin ja miten vaiheet kytkeytyvät toisiinsa. Opas koskee uuden toimitilan rakentamista – ei remontointia tai laajennusta.

Vaiheiden yhteenveto:

1. Tarveselvitys ja käyttötarpeiden määrittely
2. Tontin soveltuvuuden arviointi
3. Alustava budjetti ja rahoitus
4. Hankesuunnittelu ja toteutusmuodon valinta
5. Suunnittelu
6. Lupa-asiat
7. Tarjouspyyntö ja sopimukset
8. Rakentaminen
9. Vastaanotto
10. Käyttöönotto ja ylläpito

Vaihe 1: Tarveselvitys ja käyttötarpeiden määrittely

Prosessi alkaa tilaajan omasta tarveselvityksestä. Ennen kuin yhtään suunnittelijaa tai urakoitsijaa kontaktoidaan, kannattaa kirjata ylös vastaukset keskeisiin kysymyksiin: mihin toimintaan tilat tulevat, paljonko henkilöstöä tai tuotantoa tiloihin sijoittuu, millaisia erityisvaatimuksia toiminta asettaa (esimerkiksi nosturit, kylmätilat, asiakasliikenne tai paloturvallisuusluokka) ja millä aikataululla tilat tarvitaan.

Tilaajan päätös: Hanke käynnistetään tai hylätään tarveselvityksen perusteella.
Tarvittavat asiakirjat: Toimintakuvaus, henkilöstö- ja laiteluettelo, alustavat tilatarpeet neliöinä.
Vastuullinen osapuoli: Tilaaja.
Riippuvuus seuraavaan vaiheeseen: Selkeä käyttötarvekirjaus ohjaa tontin soveltuvuuden arviointia ja estää ylimitoitetun tai alimitoitetun hankkeen käynnistämisen.

Vaihe 2: Tontin soveltuvuuden arviointi

Tontin soveltuvuus vaikuttaa suoraan siihen, mitä tontille voidaan rakentaa ja millä kustannuksilla. Arvioinnissa tarkastellaan kaavamääräyksiä, rakennusoikeutta, tontin muotoa ja kokoa suhteessa suunniteltuun rakennukseen, liikenneyhteyksien riittävyyttä sekä maaperän alustavaa soveltuvuutta. Kaavatilanne tarkistetaan kunnan kaavoitusviranomaiselta.

Jos tonttia ei vielä ole, tarveselvityksen käyttötarvekirjaus auttaa kohdistamaan tonttihakua oikein. Pirkanmaalla tonttitilanne ja kaavamääräykset vaihtelevat merkittävästi kuntien välillä, minkä vuoksi paikallinen tuntemus on hyödyksi jo tässä vaiheessa.

Tilaajan päätös: Tontti hyväksytään hankkeelle tai etsitään vaihtoehto.
Tarvittavat asiakirjat: Asemakaavaote, tonttitiedot, mahdollinen maaperätutkimuksen alustava arvio.
Vastuullinen osapuoli: Tilaaja, tarvittaessa konsultti tai rakennuttaja.
Riippuvuus seuraavaan vaiheeseen: Tontin kaavamääräykset rajaavat rakennuksen sallitun laajuuden ja käyttötarkoituksen, mikä vaikuttaa suoraan budjettiin.

Vaihe 3: Alustava budjetti ja rahoitus

Alustava budjetti laaditaan ennen suunnittelun käynnistämistä, jotta suunnittelu voidaan kohdistaa realistisiin ratkaisuihin. Budjetti kattaa rakentamiskustannusten lisäksi tontin hankinnan, suunnittelun, lupamaksut, liittymät ja varauksen yllättäville kustannuksille. Rahoitusjärjestelyt – oma pääoma, laina tai leasing – selvitetään tässä vaiheessa.

Tarkempaa tietoa toimitilan rakentamisen kustannusrakenteesta löydät artikkelista mitä toimitilan rakentaminen maksaa.

Tilaajan päätös: Budjettikehys vahvistetaan ja rahoitus varmistetaan ennen suunnittelun tilaamista.
Tarvittavat asiakirjat: Kustannusarvio, rahoitussuunnitelma.
Vastuullinen osapuoli: Tilaaja, tarvittaessa taloudellinen neuvonantaja tai rakennuttajakonsultti.
Riippuvuus seuraavaan vaiheeseen: Vahvistettu budjettikehys ohjaa suunnittelijoiden valintaa ja suunnitteluratkaisuja.

Vaihe 4: Hankesuunnittelu ja toteutusmuodon valinta

Hankesuunnitteluvaiheessa tarkennetaan tilaohjelma, valitaan toteutusmuoto ja käynnistetään suunnittelijoiden kilpailutus tai valinta. Toteutusmuoto vaikuttaa siihen, miten vastuu jakautuu tilaajan, suunnittelijoiden ja urakoitsijan välillä.

Yleisimmät toteutusmuodot toimitilahankkeissa ovat:

• KVR-urakka (kokonaisvastuurakentaminen): Urakoitsija vastaa sekä suunnittelusta että rakentamisesta. Tilaajan rooli on määritellä tavoitteet ja hyväksyä ratkaisut. Sopii erityisesti hankkeisiin, joissa tilaajalla ei ole omaa rakennuttamisorganisaatiota.
• Osatoteutus: Tilaaja tilaa suunnittelun erikseen ja kilpailuttaa rakentamisen suunnitelmien perusteella. Antaa tilaajalle enemmän kontrollia suunnitteluratkaisuihin, mutta edellyttää aktiivisempaa rakennuttamista.

Joviralla toteutamme hankkeita sekä KVR-mallilla että osatoteutuksena Pirkanmaalla – valinta tehdään aina hankkeen laajuuden ja tilaajan resurssien mukaan. Lisätietoa palvelustamme löydät sivulta halli- ja toimitilarakentaminen.

Tilaajan päätös: Toteutusmuoto ja suunnittelijat tai KVR-urakoitsija valitaan.
Tarvittavat asiakirjat: Tilaohjelma, hankesuunnitelma, tarjouspyyntöaineisto.
Vastuullinen osapuoli: Tilaaja päättää, suunnittelijat tai urakoitsija toteuttavat.
Riippuvuus seuraavaan vaiheeseen: Toteutusmuoto määrittää, kuka vastaa suunnittelusta ja milloin lupaprosessi käynnistyy.

Vaihe 5: Suunnittelu

Suunnittelu etenee vaiheittain luonnossuunnittelusta toteutussuunnitteluun. Luonnosvaiheessa hahmotellaan rakennuksen sijoittuminen tontille, tilojen järjestys ja rakennustapa. Toteutussuunnittelussa laaditaan rakennuslupaa varten tarvittavat pääpiirustukset sekä rakentamista ohjaavat rakenne- ja talotekniikkasuunnitelmat.

Suunnitteluun osallistuvat tyypillisesti arkkitehti, rakennesuunnittelija sekä LVI- ja sähkösuunnittelijat. Tilaajan tehtävä on hyväksyä suunnitelmat vaiheittain ja varmistaa, että ne vastaavat asetettuja tavoitteita. KVR-mallissa urakoitsija koordinoi suunnittelijoita.

Tilaajan päätös: Pääpiirustukset hyväksytään lupahakemusta varten.
Tarvittavat asiakirjat: Luonnospiirustukset, pääpiirustukset, rakenne- ja talotekniikkasuunnitelmat.
Vastuullinen osapuoli: Suunnittelijat laativat, tilaaja tai KVR-urakoitsija koordinoi.
Riippuvuus seuraavaan vaiheeseen: Hyväksytyt pääpiirustukset ovat edellytys rakennuslupahakemukselle.

Vaihe 6: Lupa-asiat

Uuden toimitilan rakentaminen edellyttää pääsääntöisesti rakennuslupaa. Lupahakemus jätetään kunnan rakennusvalvontaviranomaiselle. Hakemukseen liitetään pääpiirustukset, selvitys rakennuspaikan omistuksesta tai hallintaoikeudesta sekä muut rakennusvalvonnan edellyttämät liitteet.

Lupakäsittelyn kesto vaihtelee kunnittain ja hankkeen laajuuden mukaan. Lupapäätökseen voi liittyä ehtoja, jotka vaikuttavat suunnitelmiin. Rakennusluvan lisäksi hankkeessa saatetaan tarvita muita lupia tai lausuntoja, kuten ympäristölupa tai pelastuslaitoksen lausunto – tämä riippuu toiminnan luonteesta.

Viranomaisvaatimukset tarkistetaan aina hankekohtaisesti kunnan rakennusvalvonnasta ja muilta toimivaltaisilta viranomaisilta.

Tilaajan päätös: Lupahakemus jätetään ja mahdollisiin lisäselvityspyyntöihin vastataan.
Tarvittavat asiakirjat: Rakennuslupahakemus, pääpiirustukset, naapurien kuuleminen tarvittaessa.
Vastuullinen osapuoli: Tilaaja tai pääsuunnittelija hakee luvan; viranomainen käsittelee.
Riippuvuus seuraavaan vaiheeseen: Lainvoimainen rakennuslupa on edellytys rakentamisen aloittamiselle.

Vaihe 7: Tarjouspyyntö ja sopimukset

Osatoteutusmallissa tilaaja kilpailuttaa rakentamisen valmiiden suunnitelmien perusteella. Tarjouspyyntöaineisto sisältää urakkarajaliitteen, suunnitelmat, tekniset vaatimukset ja sopimusehdot. KVR-mallissa sopimus on voitu tehdä jo aiemmin, jolloin tässä vaiheessa vahvistetaan toteutussuunnitelmien mukaiset kustannukset.

Sopimuksessa määritellään urakkahinta tai sen määräytymisperuste, aikataulu, maksuerät, takuuehdot sekä vastuunjako tilaajan ja urakoitsijan välillä. Rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 1998) toimivat tyypillisenä sopimuspohjana.

Tilaajan päätös: Urakoitsija valitaan ja sopimus allekirjoitetaan.
Tarvittavat asiakirjat: Tarjouspyyntöaineisto, tarjoukset, urakkasopimus.
Vastuullinen osapuoli: Tilaaja päättää, tarvittaessa rakennuttajakonsultti avustaa.
Riippuvuus seuraavaan vaiheeseen: Allekirjoitettu sopimus ja lainvoimainen lupa mahdollistavat rakentamisen aloittamisen.

Vaihe 8: Rakentaminen

Rakentaminen alkaa aloituskokouksella, jossa sovitaan työmaan käytännöistä, tarkastuksista ja viestintäkäytännöistä. Rakentaminen etenee perustuksista runkorakenteisiin, vaipparakenteisiin ja sisätyövaiheeseen. Sähkö- ja LVI-työt sovitetaan yhteen rakennustöiden kanssa.

Tilaaja osallistuu rakentamisen aikana työmaakokouksiin, hyväksyy mahdolliset muutostyöt kirjallisesti ja seuraa aikataulun toteutumista. Vastaava työnjohtaja vastaa rakentamisen laadusta ja viranomaisille ilmoitettavista katselmuksista. Rakennusvalvontaviranomainen tekee hankkeen laajuuden edellyttämät katselmukset rakentamisen aikana.

Tarkempaa tietoa rakentamisen aikataulutuksesta löydät artikkelista hallin rakentamisen aikataulu.

Tilaajan päätös: Muutostyöt hyväksytään tai hylätään kirjallisesti.
Tarvittavat asiakirjat: Aloituskokouksen pöytäkirja, työmaakokouspöytäkirjat, muutostyötilaukset.
Vastuullinen osapuoli: Urakoitsija toteuttaa, vastaava työnjohtaja valvoo, tilaaja seuraa.
Riippuvuus seuraavaan vaiheeseen: Rakentaminen on saatettava loppuun ja viranomaiskatselmukset suoritettava ennen vastaanottoa.

Vaihe 9: Vastaanotto

Vastaanottovaiheessa tilaaja ja urakoitsija tarkastavat rakennuksen yhdessä. Vastaanottotarkastuksessa todetaan mahdolliset virheet ja puutteet sekä sovitaan niiden korjausaikataulu. Virheet kirjataan vastaanottopöytäkirjaan. Rakennus voidaan ottaa vastaan, vaikka vähäisiä viimeistelykohtia olisi vielä kesken, mikäli ne eivät estä rakennuksen käyttöä.

Viranomaisen loppukatselmus on edellytys rakennuksen käyttöönotolle. Loppukatselmuksessa tarkastetaan, että rakennus on toteutettu luvan mukaisesti ja että kaikki vaaditut katselmukset on suoritettu.

Tilaajan päätös: Rakennus vastaanotetaan tai vastaanottoa lykätään puutteiden perusteella.
Tarvittavat asiakirjat: Vastaanottopöytäkirja, loppukatselmuspöytäkirja, käyttö- ja huolto-ohje.
Vastuullinen osapuoli: Tilaaja ja urakoitsija yhdessä, viranomainen loppukatselmuksessa.
Riippuvuus seuraavaan vaiheeseen: Hyväksytty loppukatselmus mahdollistaa rakennuksen laillisen käyttöönoton.

Vaihe 10: Käyttöönotto ja ylläpito

Käyttöönoton yhteydessä tilaaja vastaanottaa rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeen, joka sisältää tiedot teknisistä järjestelmistä, huoltoväleistä ja takuuasioista. Henkilöstö perehdytetään tilojen käyttöön ja teknisten järjestelmien ohjaukseen.

Takuuaika alkaa vastaanottopäivästä. Takuuaikana ilmenevät virheet reklamoidaan urakoitsijalle kirjallisesti. Rakennuksen ylläpito – siivous, teknisten järjestelmien määräaikaishuollot ja vioista ilmoittaminen – on tilaajan vastuulla takuuajan jälkeen.

Tilaajan päätös: Ylläpitovastuut ja huoltosopimukset järjestetään ennen käyttöönottoa.
Tarvittavat asiakirjat: Käyttö- ja huolto-ohje, takuutodistukset, huoltosopimukset.
Vastuullinen osapuoli: Tilaaja vastaa ylläpidosta; urakoitsija takuuajan virheistä.
Riippuvuus seuraavaan vaiheeseen: Hyvin organisoitu ylläpito turvaa rakennuksen toimintakunnon ja pitkän käyttöiän.

Ota yhteyttä – käynnistetään hanke yhdessä

Joviralla autamme pirkanmaalaisia yrityksiä ja yhteisöjä rakentamaan käyttötarpeisiin sovitettuja toimitiloja – suunnittelusta ja lupa-asioista rakentamiseen ja vastaanottoon, KVR-mallilla tai osatoteutuksena.

Kun olet valmis käynnistämään hankkeen tai haluat arvion sen edellytyksistä, lähetä meille seuraavat tiedot yhteydenottolomakkeella:

• Hankkeen sijainti
• Tilojen suunniteltu käyttötarkoitus
• Tavoiteltu laajuus (neliöt tai muu arvio)
• Hankkeen nykyinen vaihe
• Tavoiteaikataulu